Urząd Miasta i Gminy w Magnuszewie

Do zadań samodzielnego stanowiska d/s obsługi Rady Gminy i sekretariatu Urzędu należy:

1. Z zakresu kancelarii ogólnej:

1) prowadzenie kancelarii ogólnej i obsługa administracyjno – techniczna sekretariatu Urzędu,
2) przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie korespondencji do dekretacji,
3) przyjmowanie i rejestracja faktur,
4) wysyłanie korespondencji, rozliczanie kosztów przesyłek i sporządzanie zestawień,
5) udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw
6) kierowanie do pracowników Urzędu spraw podlegających załatwieniu przez nich,
7) obsługa technicznych urządzeń biurowych:
- obsługa centrali telefonicznej,
- obsługa kserokopiarki,
8) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
9) prowadzenie archiwum zakładowego oraz archiwum zlikwidowanych jednostek organizacyjnych Gminy.

2. Z zakresu spraw organizacyjnych:

1) prowadzenie rejestrów Zarządzeń Wójta,
2) prowadzenie spraw socjalnych w Urzędzie,
3) prowadzenie spraw związanych oświadczeniami majątkowymi,

3. Z zakresu obsługi Rady Gminy i jej organów wewnętrznych:

1) obsługa kancelaryjno – techniczna Rady Gminy i jej organów wewnętrznych oraz Radnych,
2) organizacyjne przygotowanie sesji i narad organów kolegialnych (Rady Gminy, Komisji stałych i nadzwyczajnych powołanych przez Radę), opracowywanie protokołów z obrad, wniosków i opinii oraz przekazywanie ich odpowiednim organom do wykonania,
3) prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy, wniosków i opinii komisji oraz interpelacji radnych,
4) zapewnienie terminowego przygotowania materiałów dla potrzeb Rady i jej Komisji przy współpracy pracowników Urzędu.
5) organizowanie przyjęć obywateli w ramach skarg i wniosków przez Przewodniczącego Rady, a także przekazywanie ich do załatwienia według kompetencji,
6) opracowywanie w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady, okresowych informacji, ocen i analiz działalności Rady i jej organów wewnętrznych oraz działalności radnych, podejmowanie w zakresie zleconym przez Przewodniczącego czynności zmierzających do zapewnienia współdziałania Rady i jej organów wewnętrznych z organizacjami i stowarzyszeniami,
7) przekazywanie dokumentów do archiwum zakładowego,
8) współdziałanie w wykonywaniu prac związanych z wyborami samorządowymi, parlamentarnymi, prezydenckimi i innymi,
9) przekazywanie przedmiotowych uchwał Rady Gminy do RIO, nadzoru prawnego wojewody,
10) przekazywanie uchwał Rady Gminy do Referatów Urzędu i samodzielnych stanowisk Urzędu.

4. Z zakresu skarg i wniosków:

1) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
2) koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków
3) czuwanie nad terminowością załatwiania skarg przez pracowników Urzędu i jednostki
organizacyjne,

5. Z zakresu spraw kadrowych:

1) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych,
2) prowadzenie rejestrów:
a) upoważnień, pełnomocnictw,
b) ewidencji zwolnień lekarskich,
c) ewidencji czasu pracy.

6. Z zakresu obsługi bezrobotnych:

1) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy,
2) prowadzenie spraw związanych ze stażami absolwentów, robotami publicznymi i interwencyjnymi, pracami społecznie - użytecznymi

7. Z zakresu spraw administracyjno - gospodarczych:

1) prowadzenie spraw pieczęci i tablic urzędowych,
2) gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami,
3) prowadzenie spraw związanych z zaopatrywaniem Urzędu w materiały biurowe, piśmienne oraz środki higieniczne,
4) konserwacja urządzeń biurowych,
5) prowadzenie magazynu,
6) nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku w budynku Urzędu,
7) prenumerata czasopism, wydawnictw i dzienników urzędowych.